En partenariat avec Mon-Assistant-Bar.com, voici le 6ème volet de notre saga vous présentant cette fois : le contrôle des pièces informatisées et le contrôle fiscale des caisses informatisées.
Au cours de ces dernières années, de nombreuses fraudes à la caisse ont entaché la réputation des fabricants de caisses.
Réaction de l’Etat : la nouvelle loi de décembre 2013 qui vise à renforcer les dispositions en matière de lutte contre la fraude à la caisse, en aggravant les peines et en renforçant les pouvoirs de l’administration fiscale (écoute, filature, dénonciation …). Les éditeurs, distributeurs et utilisateurs sont désormais solidairement passibles d’amendes et de prison.
EXISTE-T-IL UN CERTIFICAT OU UNE NORME RECONNUE PAR L’ETAT CONCERNANT LES CAISSES ?*
Bien qu’il existe une norme reconnue par l’état, elle n’est pour le moment pas obligatoire. Cette norme, la NF525, s’apparente à un logiciel additif s’intégrant dans le point de vente informatisé. Il permet de sécuriser les données enregistrées sur les caisses en signalant notamment les tentatives d’effacements d’historique ou encore les annulations suspectes de commandes.
CONTROLE FISCALE DES CAISSES INFORMATISEES*
Depuis janvier 2014, toute entreprise est dans l’obligation de fournir dès le 1er RDV sa comptabilité courante sous un format informatique, sous peine de sanctions importantes.
Selon les dispositions de l’article L 47 A II du LPF, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, l’administration fiscale peut effectuer des traitements informatiques sur les données conservées.
A QUOI RESSEMBLE UNE BANDE DE CONTROLE INFORMATISEE ?*
Toute entreprise gérant ses ventes à l’aide d’un système informatisé est tenue de produire un support (CD-ROM/clé USB) présentant ses ventes dans un format (format fichier d’impression « prn » ou format fichier texte « csv ») facilement exploitable par l’administration.
DEROULEMENT DU CONTROLE INFORMATISE*
Le service vérificateur doit au préalable avertir le contribuable qu’il envisage de recourir à des traitements informatiques sur sa comptabilité en lui indiquant les différentes options possibles de réalisation des traitements :
- soit par le vérificateur sur le matériel présent dans l’entreprise ;
- soit par le contribuable lui-même qui effectue tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification ;
- soit par le vérificateur, hors de l’entreprise, après remise de copie des fichiers informatiques nécessaires par le contribuable.
QUE RECHERCHE L’ADMINISTRATION DANS CE TYPE DE DONNEES ?*
Le contrôleur va s’attacher tout d’abord à rechercher des anomalies sur vos bandes de contrôles (tels que des interruptions graves et répétées dans la numérotation des tickets/session, des problèmes de grands totaux, des opérations non clôturées, des montants sans libellés, etc …).
QUE FAIRE DES BANDES DE PAPIERS ?*
La sauvegarde papier n’est pas une alternative valable en cas de contrôle informatisé.
Pensez régulièrement à sauvegarder vos données informatiques de ventes ou comptable sous un format pérenne.
MISE EN ROUTE D’UN SYSTEME INFORMATISE*
Lorsque qu’un système de caisses informatisées est installé dans votre établissement, il doit faire l’objet d’une déclaration auprès du service fiscal dont vous dépendez. Cette déclaration se fera en recommandé avec AR. Vous devez garder l’AR en permanence et être en mesure de le montrer en cas de contrôle.
CHANGEMENT DE GERANCE/PROPRIETAIRE*
En cas de changement de gérant, de cession du fonds de commerce à un tiers, il est recommandé de remettre le système à 0 et d’envoyer un nouvel AR au centre des impôts.
COMMENT BIEN CHOISIR UN SYSTEME DE VENTE INFORMATISEE ?*
Le bon choix est primordial et vous engage à titre financier en cas de désagrément fiscal. Tous les éditeurs qui ont pignon sur rue sont en général irréprochables. Donc méfiance plutôt à tout nouvel éditeur ou aux vendeurs en ligne.
Bien qu’il existe une norme reconnue par l’état (NF525), elle n’est pour le moment pas obligatoire ; il s’agit plutôt d’un ensemble d’obligations auxquelles doit s’astreindre chaque fabricant.
EST-CE QU’UNE CAISSE EST OBLIGATOIRE ?*
Bien que la caisse enregistreuse ne soit pas obligatoire, elle est toutefois fortement conseillée.
En effet, à défaut, il peut paraître difficile en pratique d’avoir des documents irréprochables
pour justifier du détail des recettes.
* Il ne s’agit ici que d’un extrait de l’article de Mon Assistant Bar. Pour accéder à plus d’informations sur les recours possibles au terme d’un contrôle fiscal, rendez-vous sur le site http://mon-assistant-bar.com/nos-services/ et l’article dédié en cliquant ici.